Ein Jahr Maklerpostfach: 13.741 Nachrichten ausgewertet
In diesem Maklerpostfach war nur jede siebte eingehende Nachricht eine echte Anfrage – über die Hälfte des Eingangs waren Newsletter, Portal-Benachrichtigungen und Spam. Fast ein Drittel aller Anfragen traf außerhalb der Bürozeiten ein, gut ein Viertel am Wochenende. Und wenn per E-Mail geantwortet wurde, vergingen im Mittel 12,7 Stunden.
Auswertung vom 28.7.2026 · ein produktiv genutztes Maklerpostfach · Zeitraum August 2025 bis Juli 2026 · 13.741 Nachrichten
Was tatsächlich im Postfach liegt
Die erste Erkenntnis ist unspektakulär und trotzdem folgenreich: Der überwiegende Teil dessen, was in einem Maklerpostfach ankommt, muss nicht bearbeitet werden. Von 9.455 eingehenden Nachrichten waren nur 1.273 echte Anfragen von Interessenten oder Eigentümern – das sind 13,5 Prozent.
Eingehende Nachrichten nach Art
Echte AnfragenRauschenSonstiges, Rechnungen, Termine
Praktisch heißt das: Wer sein Postfach chronologisch von oben nach unten abarbeitet, verbringt den Großteil seiner Aufmerksamkeit mit Dingen, die keine Reaktion brauchen – und die Interessenten-Anfragen und die Eigentümer-Anfragen liegen dazwischen.
Wann Anfragen eintreffen
Der zweite Befund ist der, der im Alltag am meisten kostet: 31,8 Prozent aller Anfragen kamen außerhalb der Bürozeiten – also vor 8 oder nach 18 Uhr. 25,6 Prozent trafen zwischen 18 und 24 Uhr ein, und 27 Prozent am Wochenende.
Anfragen nach Uhrzeit (Europe/Berlin)
außerhalb der Bürozeit (vor 8, ab 18 Uhr)
Die Spitze liegt zwar am Nachmittag, aber der Abendblock zwischen 18 und 23 Uhr ist durchgehend stark besetzt – zu einer Zeit, in der niemand am Schreibtisch sitzt. Genau hier entscheidet sich, wer als Erster antwortet, und damit häufig, wer den Termin bekommt. Warum das so stark wirkt, steht in Antwortzeit bei Immobilienanfragen.
Wie lange Antworten brauchen
Für die Vorgänge, die nachweislich per E-Mail beantwortet wurden, lag die Zeitspanne zwischen erster Anfrage und erster Antwort im Median bei 12,7 Stunden. Das schnellste Viertel schaffte es in unter 3,3 Stunden – bei den langsamsten zehn Prozent vergingen dagegen mehr als 92,7 Stunden, also fast vier Tage.
Eine Quote unbeantworteter Anfragen nennen wir bewusst nicht. Sie lässt sich aus Postfachdaten nicht sauber ermitteln, weil ein erheblicher Teil der Antworten über die Postfächer der Immobilienportale oder telefonisch läuft und im E-Mail-Verlauf schlicht nicht auftaucht. Eine solche Zahl wäre mit hoher Wahrscheinlichkeit zu negativ – und damit falsch.
Was man daraus mitnehmen kann
- Das Postfach ist kein Arbeitsvorrat. Nur gut jede siebte Nachricht braucht dich wirklich. Wer chronologisch arbeitet, arbeitet zum größten Teil am Rauschen.
- Der Abend ist die eigentliche Stoßzeit. Ein kurzer Blick um 21 Uhr mit vorbereiteten Textbausteinen verschiebt die Antwortzeit von zwölf Stunden auf Minuten.
- Das Wochenende ist kein Puffer. Gut ein Viertel aller Anfragen kommt Samstag oder Sonntag. Wer erst Montag reagiert, hat bei diesen Anfragen zwei Tage verloren.
Methodik
›Woher stammen die Daten?
Aus einem produktiv genutzten Postfach eines Maklerbüros, das mit Portalist verbunden ist. Ausgewertet wurde per SQL-Aggregation direkt in der Datenbank; es wurden ausschließlich Summen, Anteile und Zeitdifferenzen berechnet. Es wurden keine Inhalte, Namen oder Adressen ausgelesen oder gespeichert.
›Wie groß ist die Grundgesamtheit?
Ein Postfach über zwölf Monate (1. August 2025 bis 31. Juli 2026) mit 13.741 Nachrichten, davon 9.455 eingehend. Das ist eine Fallstudie, keine repräsentative Branchenerhebung – die Zahlen beschreiben dieses eine Büro und lassen sich nicht auf den deutschen Maklermarkt hochrechnen.
›Wie wurde eine Anfrage definiert?
Als Anfrage zählen eingehende Nachrichten, die Portalist als Interessenten-Anfrage oder Eigentümer-Anfrage eingeordnet hat. Reine Portal-Benachrichtigungen ohne Absenderanliegen, Newsletter, Rechnungen und Spamverdacht zählen nicht dazu.
›Warum wird keine Quote unbeantworteter Anfragen genannt?
Weil sie sich aus Postfachdaten nicht sauber ermitteln lässt. Ein erheblicher Teil der Antworten läuft über die Postfächer der Immobilienportale oder telefonisch und ist im E-Mail-Verlauf nicht sichtbar. Eine Zahl dazu wäre mit hoher Wahrscheinlichkeit zu negativ und damit irreführend.
›Was bedeutet die genannte Antwortzeit?
Sie beschreibt ausschließlich die Vorgänge, die nachweislich per E-Mail beantwortet wurden: die Zeitspanne zwischen der ersten eingehenden Nachricht eines Vorgangs und der ersten ausgehenden Antwort im selben Verlauf. Vorgänge ohne E-Mail-Antwort sind nicht enthalten.
›Wird der Report fortgeschrieben?
Ja. Sobald weitere Maklerbüros ihrer Auswertung ausdrücklich zustimmen, wächst die Grundgesamtheit und die Zahlen werden neu erhoben. Der jeweilige Stand und die Zahl der ausgewerteten Postfächer stehen immer oben auf dieser Seite.
Die Zahlen dieses Reports dürfen unter Angabe der Quelle (Portalist Postfach-Report 2026-1) zitiert werden – bitte mit dem Hinweis, dass es sich um die Auswertung eines einzelnen Maklerpostfachs handelt.
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