Software fürs Maklerbüro: was du wirklich brauchst
Die meisten Maklerbüros haben zu viel Software und zu wenig Ordnung. Ein nüchterner Überblick, was welche Kategorie leistet.
3 Min. LesezeitLeitfaden
Autor
Tobias Troendle
Immobilienmakler in Stuttgart, Gründer von Portalist
Tobias verkauft seit über zehn Jahren Immobilien in Stuttgart und Umgebung. Weil ihm im eigenen Büro ständig Anfragen durchgerutscht sind, hat er Portalist gebaut – den Assistenten, den er selbst gebraucht hätte. Er schreibt hier über das, was im Maklerbüro wirklich passiert, nicht über Theorie.
- Aktiver Makler, kein Softwareverkäufer
- Über zehn Jahre Vermittlung in Stuttgart
- Gründer von Portalist
Themenschwerpunkte
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Objektvermarktung: der Ablauf von der Aufnahme bis zum Notar
Was zwischen dem unterschriebenen Alleinauftrag und dem Notartermin passiert – als durchgehender Ablauf statt als Sammlung einzelner Aufgaben.
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Pflichten für Makler: was bei jedem Auftrag zu beachten ist
Ein Überblick über die Pflichten, die bei jedem Auftrag greifen – als Landkarte, nicht als Rechtsgutachten.
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Immobilienakquise: wie du an mehr Alleinaufträge kommst
Akquise ist die Aufgabe, die nie dringend ist und deshalb immer verschoben wird. Ein Überblick, welche Wege tatsächlich Aufträge bringen.
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Was Maklersoftware kostet – und was sich davon rechnet
Die Lizenzkosten sind selten das Problem. Teuer wird, was daneben liegt – und was nicht genutzt wird.
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Exposé schreiben: was Käufer wirklich lesen
Die meisten Exposés werden nicht gelesen, sondern überflogen. Wie du für Überflieger schreibst, ohne oberflächlich zu werden.
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Büroorganisation für Makler: ein System, das den Alltag trägt
Die meisten Organisationssysteme scheitern nicht am Konzept, sondern an dem Tag, an dem alles gleichzeitig passiert. Ein System, das solche Tage übersteht.
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Energieausweis: Pflichtangaben in Immobilienanzeigen
Fünf Angaben müssen in jede kommerzielle Immobilienanzeige. Fehlen sie, ist das bußgeldbewehrt und abmahnfähig.
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Eigentümer-Leads aus Portalen: was wirklich ankommt
Bei Eigentümer-Leads entscheidet fast nur eines: wer zuerst anruft. Was das für deinen Ablauf bedeutet.
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Anfragen richtig bearbeiten: der Leitfaden für Maklerbüros
Der komplette Ablauf von der eingehenden Portalanfrage bis zum vereinbarten Besichtigungstermin – inklusive der Stellen, an denen im Alltag typischerweise etwas verloren geht.
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Ohne klassische Objektverwaltung arbeiten: geht das?
Viele kleine Büros zahlen für ein System, das sie zu zehn Prozent nutzen. Wann das sinnvoll ist – und wann nicht.
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Immobilienfotos: was du selbst besser machen kannst
Das Titelbild entscheidet über die Zahl der Anfragen. Was du ohne Ausrüstung besser machen kannst und ab wann sich der Fotograf lohnt.
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Posteingang null im Maklerbüro: funktioniert das überhaupt?
Ein leeres Postfach ist ein schönes Ziel und ein schlechter Maßstab. Was im Maklerbüro stattdessen zählt.
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Widerrufsrecht bei Maklerverträgen mit Verbrauchern
Der häufigste Grund für verlorene Provisionsansprüche: eine fehlende oder fehlerhafte Widerrufsbelehrung.
3 Min. Lesezeit
Das Erstgespräch mit dem Eigentümer: Ablauf und Fallstricke
Das Erstgespräch entscheidet über den Auftrag – meist in den ersten zehn Minuten, und selten über den Preis.
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Antwortzeit bei Immobilienanfragen: warum die ersten Minuten zählen
Wer in fünf statt dreißig Minuten antwortet, erreicht den Interessenten 21-mal so oft. Was hinter der Zahl steckt und wie du sie im Alltag nutzt.
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onOffice, Propstack & Co: worauf es bei der Auswahl ankommt
Funktionslisten helfen bei der Auswahl kaum. Die Kriterien, die nach sechs Monaten tatsächlich zählen.
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Immobilienportale richtig bespielen: ImmoScout24, Immowelt, Kleinanzeigen
Drei Portale, drei Zielgruppen, drei Preismodelle. Wie du entscheidest, wo du inserierst – und was du dir sparen kannst.
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Der Maklertag: eine Tagesstruktur, die Besichtigungen überlebt
Der Maklerberuf besteht aus Unterbrechungen. Eine Tagesstruktur, die das einkalkuliert statt dagegen anzukämpfen.
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Provisionsteilung beim Immobilienverkauf: die Regeln seit 2020
Seit Ende 2020 gelten beim Verkauf von Wohnungen und Einfamilienhäusern an Verbraucher feste Regeln. Was das praktisch bedeutet.
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Alleinauftrag oder Allgemeinauftrag: was du dem Eigentümer sagen solltest
Der Alleinauftrag ist besser für den Eigentümer – man muss es nur erklären können. Die Argumente, die tatsächlich überzeugen.
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Nachfassen, ohne aufdringlich zu wirken: Formulierungen aus der Praxis
Die meisten Interessenten sagen nicht ab, sie melden sich einfach nicht mehr. Wie du nachfasst, ohne wie ein Verkäufer zu klingen.
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Das E-Mail-Postfach als Zentrale des Maklerbüros
Dein Geschäft findet nicht in der Objektverwaltung statt, sondern im Postfach. Was daraus folgt.
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Besichtigungen organisieren: einzeln oder gebündelt?
Acht Einzeltermine über drei Wochen oder zwei Besichtigungstage? Die Antwort hängt vom Markt ab – und meistens fällt sie zugunsten der Bündelung aus.
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Telefonnotizen: warum 20 Sekunden nach dem Anruf alles verändern
Was am Telefon besprochen wurde, existiert nach zwei Tagen nur noch ungefähr. Die Notiz danach ist die billigste Versicherung im Maklerbüro.
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DSGVO im Maklerbüro: was wirklich zu tun ist
Datenschutz im Maklerbüro ist überschaubar, wenn man ihn einmal ordentlich aufsetzt. Die Liste, die tatsächlich abzuarbeiten ist.
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Der Eigentümer-Wochenbericht: das unterschätzte Werkzeug
Der häufigste Grund für unzufriedene Eigentümer ist nicht der ausbleibende Verkauf, sondern das ausbleibende Lebenszeichen.
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Portalanfragen von ImmoScout24 und Immowelt effizient bearbeiten
Drei Portale, drei Postfächer, drei Benachrichtigungslogiken. Wie du daraus einen Arbeitsablauf machst, statt drei.
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KI im Maklerbüro: was heute tatsächlich funktioniert
Zwischen Marketingversprechen und Alltag liegt eine Lücke. Was im Maklerbüro heute funktioniert – und was nicht.
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Preisstrategie: Angebotspreis, Verhandlung und der richtige Einstieg
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Geldwäschegesetz im Maklerbüro: Identifizierung und Meldepflichten
Makler sind Verpflichtete nach dem GwG. Was das konkret bedeutet – und was bei einer Prüfung verlangt wird.
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Empfehlungen systematisch bekommen, statt darauf zu hoffen
Empfehlungen sind die beste Auftragsquelle und die einzige, um die sich kaum jemand systematisch kümmert.
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Nach der Besichtigung sitzt du im Auto und weißt alles. Zwei Stunden später weißt du noch die Hälfte. Am nächsten Tag ein Drittel.
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Software einführen, ohne den Betrieb lahmzulegen
Die Auswahl ist der leichte Teil. An der Einführung scheitern die meisten Projekte – meist aus denselben drei Gründen.
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Kaufinteressenten und Finanzierung: Bonität früh und höflich klären
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Eine Besichtigung kostet dich anderthalb Stunden. Drei Fragen in der ersten Antwort sortieren vor, ohne unhöflich zu wirken.
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Bewertungsanfragen in Aufträge verwandeln
Die meisten Bewertungsanfragen führen nicht zum Auftrag. Nicht weil die Menschen nicht verkaufen, sondern weil niemand dranbleibt.
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Aufgaben und Wiedervorlagen: das Nachfass-System für Makler
Jede Zusage ohne Datum ist eine vergessene Zusage. Wie du dir ein System baust, das dich erinnert, statt dich zu ermahnen.
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Der Notartermin: was du als Makler vorbereiten musst
Beim Notartermin darf nichts überraschen. Was du vorher klären musst, damit der Termin ein Formalakt bleibt.
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Warum Anfragen im Postfach untergehen – und was dagegen hilft
Nicht die unbeantworteten Anfragen kosten am meisten, sondern die halb beantworteten. Eine Fehleranalyse aus der Praxis.
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Maklervertrag: Formen, Inhalte und was reingehört
Der Maklervertrag entscheidet über deinen Provisionsanspruch. Was zwingend rein muss und welche Klauseln regelmäßig scheitern.
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WhatsApp im Maklerbüro: praktisch, aber mit Fallstricken
WhatsApp ist der Kanal, auf dem die verbindlichsten Zusagen entstehen – und der, auf dem am wenigsten dokumentiert wird.
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„Der Preis ist zu hoch“: wie du Eigentümer führst, ohne sie zu verlieren
Der Makler, der die Wunschzahl bestätigt, bekommt den Auftrag und verkauft nicht. Wie du den dritten Weg gehst.
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Textvorlagen für Maklerantworten: Vorlage schlägt Bauchgefühl
Achtzig Prozent deiner Antworten sind Varianten von sechs Texten. Wer sie vorbereitet hat, antwortet in Minuten statt Stunden.
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Objekt-Briefing: die zwei Minuten vor jeder Besichtigung
Bei acht Objekten in der Vermarktung weißt du nicht mehr auswendig, wann die Heizung erneuert wurde. Der Interessent fragt trotzdem.
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Datensicherheit: Sollte ich einer Software mein Postfach geben?
Die berechtigtste Frage bei jeder Maklersoftware. Die Kriterien, an denen du eine seriöse Antwort erkennst.
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Urlaub als Makler: so läuft das Büro zwei Wochen ohne dich
Zwei Wochen Abwesenheit erzeugen einen Berg, der nie ganz abgetragen wird. Wie du dafür sorgst, dass er gar nicht erst entsteht.
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Aufbewahrungsfristen im Maklerbüro: was wie lange bleiben muss
Handelsrecht, Steuerrecht, Geldwäschegesetz und Datenschutz stellen unterschiedliche Anforderungen. Wie du sie zusammenbringst.
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Besichtigungstermine vereinbaren, ohne endloses Hin und Her
Die Terminfindung ist der größte Zeitfresser im Anfragenprozess. Zwei konkrete Vorschläge lösen ihn fast vollständig.
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Nach dem Verkauf: Kontakt halten, der sich rechnet
Der Notartermin ist das Ende des Auftrags, nicht das Ende der Beziehung. Was danach passiert, entscheidet über deine Aufträge in fünf Jahren.
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Absagen richtig schreiben: Interessenten für später warm halten
Eine Absage ist der letzte Eindruck, den du hinterlässt. Wer sie gut schreibt, bekommt den Kontakt später zurück – manchmal als Auftraggeber.
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Wann sich die erste Assistenz im Maklerbüro rechnet
Die erste Einstellung ist die schwerste. Eine nüchterne Rechnung, ab wann sie sich trägt – und was du vorher abgeben kannst.
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