Was Maklersoftware kostet – und was sich davon rechnet

Wer die Kosten seines Maklerbüros durchgeht, findet meist dieselbe Struktur: Der größte digitale Posten sind nicht die Softwarelizenzen, sondern die Portale.

Realistische Größenordnungen

Immobilienportale: 350 bis 600 Euro im Monat für ein mittleres Paket, in Ballungsräumen und bei großen Kontingenten deutlich mehr. Der mit Abstand größte Posten.

Klassische Maklersoftware: je nach Anbieter und Umfang etwa 50 bis 150 Euro pro Nutzer und Monat. Dazu häufig eine einmalige Einrichtungsgebühr im drei- bis vierstelligen Bereich.

Postfach und Office: 10 bis 25 Euro pro Nutzer und Monat.

Assistenz- und Zusatzwerkzeuge: meist 20 bis 50 Euro pro Nutzer und Monat.

Bewertungstools, Grundrisssoftware, Signatur: je 10 bis 60 Euro monatlich oder nach Nutzung.

Für ein Ein-Personen-Büro summiert sich das schnell auf 500 bis 900 Euro im Monat – wovon der Großteil auf die Portale entfällt.

Die versteckten Kosten

Einrichtungsgebühren. Bei klassischer Maklersoftware üblich, oft zwischen 500 und 3.000 Euro.

Datenmigration. Wenn Bestandsdaten übernommen werden sollen, wird es aufwendig. Entweder du zahlst den Anbieter dafür, oder du machst es selbst – beides kostet.

Einarbeitung. Der am meisten unterschätzte Posten. Zwei bis vier Wochen reduzierte Produktivität sind realistisch. Bei einem Makler, der sonst pro Monat etwa einen Abschluss erzielt, ist das ein erheblicher Betrag.

Vertragslaufzeiten. Zwölf- oder 24-Monats-Bindungen sind verbreitet. Wer nach drei Monaten merkt, dass es nicht passt, zahlt trotzdem weiter.

Der Wechsel. Die Kosten des Ausstiegs sollte man vor dem Einstieg kennen: Exportmöglichkeiten, Formate, Datenhoheit.

Wie du den Nutzen ehrlich rechnest

Die übliche Rechnung – „spart mir zwei Stunden pro Woche" – ist schwer zu belegen und wird meistens zu optimistisch geschätzt.

Belastbarer ist eine Rechnung über gerettete Vorgänge:

Bei einer durchschnittlichen Nettoprovision von 10.000 bis 19.000 Euro je vermitteltem Objekt gilt: Ein einziger zusätzlicher Abschluss pro Jahr trägt praktisch jede Softwarelösung im Maklerbereich mehrfach.

Die Frage lautet also nicht „Ist das nicht teuer?", sondern: Verhindert es mindestens einen verlorenen Vorgang pro Jahr?

Wer wissen will, ob das realistisch ist, sollte vorher messen, wie viele Vorgänge derzeit verloren gehen. Wie das geht, steht in Warum Anfragen im Postfach untergehen.

Wo du sparen kannst

Bei den Portalen. Der größte Posten und der am seltensten überprüfte. Wer ein halbes Jahr lang erfasst, aus welchem Portal die Anfragen und Abschlüsse tatsächlich kamen, hat beim nächsten Verhandlungstermin echte Argumente – oder streicht ein Portal. Siehe Portale richtig bespielen.

Bei ungenutzten Lizenzen. Prüfe einmal jährlich, welche Abos noch laufen und welche tatsächlich benutzt werden. In den meisten Büros findet sich mindestens ein Werkzeug, das seit Monaten niemand mehr geöffnet hat.

Bei zu großen Paketen. Das nächstkleinere Paket reicht häufiger, als der Vertrieb nahelegt.

Wo du nicht sparen solltest

Bei Fotos. Eine professionelle Bildserie kostet 250 bis 600 Euro und hat einen direkteren Effekt auf die Anfragenzahl als jede Software. Siehe Immobilienfotos.

Bei der Datensicherheit. Ein Datenschutzvorfall im Maklerbüro betrifft besonders sensible Daten. Siehe Datensicherheit.

Bei der Buchhaltung. Die Zeit, die eine gute Lösung spart, und die Fehler, die sie verhindert, rechnen sich fast immer.

Die Faustregel

Rechne den gesamten digitalen Aufwand deines Büros pro Monat zusammen und teile ihn durch die Zahl deiner jährlichen Abschlüsse, aufs Jahr gerechnet. In den meisten Büros liegt das Ergebnis bei drei bis acht Prozent der Provisionseinnahmen.

Liegt der Wert deutlich darüber, lohnt sich die Prüfung. Liegt er deutlich darunter, ist die Frage meist nicht, ob du zu viel ausgibst – sondern ob du genug Anfragen bekommst und ob du sie verwertest.