onOffice, Propstack & Co: worauf es bei der Auswahl ankommt

Wer Maklersoftware vergleicht, bekommt Funktionslisten. Konkrete Gegenüberstellungen findest du unter Portalist und onOffice und Portalist und Propstack. Und Funktionslisten sind für diese Entscheidung fast wertlos, weil alle etablierten Anbieter dieselben Kernfunktionen haben.

Was nach sechs Monaten zählt, steht selten in der Liste.

Die Kriterien, die tatsächlich entscheiden

1. Wie viele Klicks braucht der häufigste Vorgang? Nicht die seltene Spezialfunktion, sondern: neue Anfrage erfassen, Termin anlegen, Notiz zum Kontakt schreiben. Diese drei Dinge machst du hundertmal pro Woche. Lass sie dir in der Demo vorführen – und mach sie selbst, nicht der Vertriebler.

2. Wie gut funktioniert es auf dem Handy? Der Makleralltag findet unterwegs statt. Eine Software, deren Mobilversion nur zum Nachsehen taugt, wird unterwegs nicht benutzt – und damit entstehen die Notizen nicht dort, wo sie entstehen müssten.

3. Wie ist die Portalanbindung? Welche Portale, wie zuverlässig, wie schnell die Aktualisierung. Frag nach konkreten Erfahrungswerten, nicht nach der Liste unterstützter Schnittstellen.

4. Wie kommen die Daten wieder raus? Vollständiger Export in einem offenen Format, ohne Zusatzkosten, ohne Kündigungsbedingung. Wer hier ausweicht, hat eine Antwort gegeben.

5. Wie funktioniert die Anbindung an dein Postfach? Das ist die Stelle, an der die meisten Systeme schwach sind: Mails landen im Postfach, Objektdaten in der Software, und die Verbindung dazwischen ist manuell.

6. Was kostet der Support, und wer macht ihn? Bei einem Ein-Personen-Büro ist erreichbarer Support wichtiger als die zehnte Funktion.

Die Fragen fürs Vertriebsgespräch

Stell diese fünf Fragen und achte darauf, wie präzise die Antworten sind:

• „Wie lange dauert die Einführung bei einem Büro meiner Größe realistisch – und was muss ich dabei selbst leisten?"
• „Was kostet die Datenmigration aus meinem jetzigen System, und in welchem Format kommen die Daten an?"
• „Wie exportiere ich meine Daten, wenn ich in zwei Jahren wechseln möchte? Zeigen Sie es mir bitte."
• „Wo werden die Daten verarbeitet, und bekomme ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag?"
• „Welche Vertragslaufzeit hat der Einstieg, und was passiert bei einer Kündigung mit meinen Daten?"

Wer die dritte Frage nicht in der Demo beantworten kann, sollte sie nachliefern. Wenn das nicht passiert: ein Ergebnis.

Die typischen Auswahlfehler

Nach Funktionsumfang entscheiden. Das größte Paket ist selten das passende. Was du nicht nutzt, macht die Oberfläche voller und die Einführung länger.

Nach dem Preis allein entscheiden. Die Lizenzkosten sind selten der große Posten – siehe Maklersoftware Kosten.

Ohne eigenen Test entscheiden. Eine vorgeführte Demo zeigt den Idealfall. Verlange einen Testzugang und arbeite eine Woche echt damit, mit echten Objekten.

Ohne die Kollegen entscheiden. Wenn jemand mitarbeitet, muss er die Software mögen, sonst pflegt er sie nicht.

Die Postfach-Frage übersehen. Wenn dein Geschäft im Postfach stattfindet, ist die Frage, wie die Software damit umgeht, wichtiger als alles andere. Siehe Das E-Mail-Postfach als Zentrale.

Der Test, der sich bewährt hat

Nimm ein echtes, laufendes Objekt und bilde damit in der Testphase den kompletten Ablauf ab: Objekt anlegen, Exposé erzeugen, auf ein Portal ausspielen, drei Anfragen erfassen, zwei Besichtigungen terminieren, Notizen schreiben, einen Wochenbericht erstellen.

Wenn das in einer Stunde geht, hast du deine Software gefunden. Wenn du dafür einen halben Tag und zwei Supportanrufe brauchst, wirst du es im Alltag nicht tun.

Der Wechsel selbst

Wenn die Entscheidung steht, ist die Einführung der kritische Teil – dort scheitern mehr Projekte als bei der Auswahl. Siehe Software einführen, ohne den Betrieb lahmzulegen.