Software einführen, ohne den Betrieb lahmzulegen

Die meisten gescheiterten Softwareprojekte in Maklerbüros scheitern nicht an der Software. Sie scheitern daran, dass die Einführung mitten in eine volle Vermarktungsphase gelegt wurde und nach drei Wochen niemand mehr Zeit hatte.

Der richtige Zeitpunkt

Nicht im Frühjahr. März bis Juni ist in den meisten Regionen die stärkste Zeit im Immobilienjahr. Wer dann umstellt, verliert Geschäft.

Gut geeignet: Die ruhigeren Wochen im Sommer oder zwischen Mitte November und Mitte Januar.

Und nie: direkt vor einem Urlaub, direkt nach einer Kündigung des Altsystems, oder wenn gerade ein größerer Abschluss ansteht.

Die Reihenfolge, die funktioniert

Woche 1: Nur du, nur neue Vorgänge. Kein Altdatenimport, keine Umstellung des laufenden Geschäfts. Alles, was ab heute neu reinkommt, läuft im neuen System. Alles Laufende bleibt, wo es ist.

Das ist der wichtigste Punkt: Nicht migrieren, sondern anfangen. Migration ist ein Projekt, Anfangen ist eine Entscheidung.

Woche 2–3: Ein echtes Objekt vollständig abbilden. Nimm ein laufendes Objekt und bilde damit den kompletten Ablauf ab – von der Anfrage bis zum Bericht. Dabei merkst du, was fehlt, und zwar an einem einzelnen Fall statt an allen gleichzeitig.

Woche 4–6: Parallelbetrieb. Neue Vorgänge im neuen System, alte im alten. Unbequem, aber deutlich risikoärmer als ein Stichtagswechsel.

Ab Woche 6: Altdaten, aber nur die relevanten. Nicht alles. Die Kontakte, die aktiven Objekte und die Vorgänge der letzten zwölf Monate. Alles Ältere bleibt im Altsystem oder im Export.

Die Datenmigration

Der Punkt, an dem am meisten Zeit und Geld verbrannt wird.

Frag dich zuerst: Was brauchst du wirklich? In den meisten Büros sind das die Kontakte mit Suchprofilen und die laufenden Objekte. Zehn Jahre Historie zu migrieren ist teuer und wird nie wieder angesehen.

Exportiere trotzdem alles, bevor du das Altsystem abschaltest – als Archiv, auch aus Aufbewahrungsgründen. Siehe Aufbewahrungsfristen.

Prüfe die Datenqualität vor dem Import. Doppelte Kontakte, veraltete Adressen und leere Felder werden durch die Migration nicht besser – sie kommen nur mit.

Die drei Gründe, warum Einführungen scheitern

1. Zu viel auf einmal. Wer Objektverwaltung, Postfachanbindung, Buchhaltung und Portalanbindung gleichzeitig umstellt, hat vier Baustellen und keine Rückfalloption.

2. Keine Entscheidung, was der führende Ort ist. Wenn Kontakte im neuen System stehen, aber auch weiter im alten gepflegt werden, entsteht Doppelarbeit – und nach vier Wochen traut man keinem der beiden.

3. Der Alltag kommt dazwischen. Der häufigste Grund. Deshalb: feste Termine im Kalender für die Einführung, wie ein Kundentermin behandelt. Was nicht terminiert ist, findet nicht statt.

Was du dir vorher schriftlich geben lässt

• Den Migrationsumfang und wer was macht
• Den Zeitplan mit konkreten Terminen
• Die Kosten inklusive aller Einmalposten
• Den Exportweg, falls es doch nicht passt
• Den Auftragsverarbeitungsvertrag

Nach der Einführung

Setz dir einen Termin acht Wochen nach dem Start, an dem du ehrlich prüfst:

• Benutze ich es unterwegs, oder nur am Schreibtisch?
• Sind die Daten gepflegt, oder habe ich es schleifen lassen?
• Hat sich das Problem, wegen dem ich gewechselt habe, tatsächlich verbessert?

Wenn die Antwort auf die dritte Frage nein lautet, war es entweder die falsche Software – oder das Problem lag nicht bei der Software. Beides ist eine wertvolle Erkenntnis, und beides erkennt man nur, wenn man vorher benannt hat, was man lösen wollte. Siehe Software fürs Maklerbüro.