Aufbewahrungsfristen im Maklerbüro: was wie lange bleiben muss

Aufbewahrungsfristen sind ein unspektakuläres Thema – bis eine Betriebsprüfung kommt oder ein Provisionsstreit über einen fünf Jahre alten Nachweis geführt wird.

Hinweis: Dieser Beitrag beschreibt die Praxis und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Die Fristen wurden in den letzten Jahren mehrfach geändert; prüfe den aktuellen Stand mit deinem Steuerberater.

Die vier Regelwerke

Vier verschiedene Rechtsgebiete stellen Anforderungen, und sie stimmen nicht überein:

Handelsrecht (HGB). Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege sowie empfangene und abgesendete Handelsbriefe.

Steuerrecht (AO). Weitgehend parallel zum HGB, für alles, was für die Besteuerung von Bedeutung ist.

Geldwäschegesetz. Identifizierungsunterlagen und Aufzeichnungen zu den Sorgfaltspflichten.

Datenschutz (DSGVO). Verlangt das Gegenteil: Löschung, sobald der Zweck entfällt.

Die Fristen im Überblick

Zehn Jahre: Jahresabschlüsse, Handelsbücher, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen.

Acht Jahre: Buchungsbelege. Diese Frist wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt. Achtung: Für bestimmte Fälle und Übergangszeiträume gelten Besonderheiten – das ist ein Punkt für deinen Steuerberater.

Sechs Jahre: Empfangene und abgesendete Handelsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Darunter fällt im Maklerbüro der größte Teil der Geschäftskorrespondenz.

Fünf Jahre: Unterlagen nach dem Geldwäschegesetz, gerechnet ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endete oder die Transaktion abgeschlossen wurde.

Die Fristen beginnen jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht bzw. das Dokument entstanden ist.

Was das für Maklerunterlagen bedeutet

Maklerverträge und Provisionsrechnungen sind Handelsbriefe und Buchungsbelege – hier greifen die längeren Fristen.

Objektunterlagen wie Exposés, Grundrisse und Energieausweise sind meist Geschäftskorrespondenz.

Nachweise über Besichtigungen und Interessentenkontakte sind rechtlich oft nicht aufbewahrungspflichtig – aber praktisch wertvoll, weil an ihnen der Provisionsanspruch hängt. Hier lohnt eine bewusste Entscheidung: Aufbewahrung zur Rechtsverteidigung ist ein legitimes berechtigtes Interesse, muss aber begründet und befristet sein.

Interessentendaten von Menschen, die nichts gekauft haben, sind der schwierigste Fall. Eine unbegrenzte Aufbewahrung ist datenschutzrechtlich nicht haltbar. Übliche Praxis: Löschung nach einer definierten Frist, sofern keine Einwilligung zur weiteren Kontaktaufnahme vorliegt.

Der Konflikt mit der DSGVO auflösen

Die Lösung liegt nicht darin, sich für eine Seite zu entscheiden, sondern in einem dokumentierten Löschkonzept:

1. Kategorien bilden. Buchhaltung, Verträge, Objektakten, Interessentendaten, Bewerbungen.
2. Je Kategorie die längste zutreffende gesetzliche Frist bestimmen.
3. Für Daten ohne gesetzliche Frist eine eigene Frist festlegen und begründen.
4. Löschroutine festlegen – wer löscht wann was, und wie wird das dokumentiert.

Ein sauberes Löschkonzept ist zugleich die Antwort auf Auskunftsersuchen und der Nachweis gegenüber der Aufsichtsbehörde.

Der praktische Teil

Digital statt Papier. Die Aufbewahrung darf elektronisch erfolgen, sofern die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung eingehalten werden – insbesondere Unveränderbarkeit, Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit.

Ordnerstruktur nach Objekt, nicht nach Datum. Im Streitfall suchst du nach einem Objekt oder einem Namen, nicht nach einem Monat.

Aufbewahrung nicht mit „nie löschen" verwechseln. Ein Postfach mit fünfzehn Jahren Korrespondenz ist keine ordnungsgemäße Archivierung – es ist ein Datenschutzrisiko und im Zweifel unbrauchbar.

Beim Anbieterwechsel prüfen, wie du an deine Daten kommst. Software, die keinen vollständigen Export erlaubt, ist ein Aufbewahrungsproblem. Siehe Software einführen.