Geldwäschegesetz im Maklerbüro: Identifizierung und Meldepflichten

Immobilienmakler gehören zu den Verpflichteten nach dem Geldwäschegesetz. Das ist vielen bekannt – aber die konkreten Pflichten werden häufig erst dann geprüft, wenn die Aufsichtsbehörde schreibt.

Hinweis: Dieser Beitrag beschreibt die Praxis und ersetzt keine Rechtsberatung. Zuständig für die Aufsicht sind die Länderbehörden; deren Auslegung und Prüfpraxis unterscheidet sich.

Wann die Pflichten greifen

Bei der Vermittlung von Kaufverträgen über Immobilien greifen die Sorgfaltspflichten, sobald ein ernsthaftes Interesse der Parteien am Abschluss besteht. Das ist nicht erst der Notartermin – aber auch nicht jede Portalanfrage.

Die gängige Auslegung: Wenn ein Interessent ein konkretes Angebot abgibt oder eine Reservierung erfolgt, ist der Punkt erreicht. Spätestens dann musst du beide Vertragsparteien identifizieren – Verkäufer und Käufer.

Bei der Vermittlung von Mietverträgen greifen die Pflichten erst ab einer Monatsmiete von 10.000 Euro. Für die meisten Büros also praktisch nicht relevant.

Was zur Identifizierung gehört

Bei natürlichen Personen:

• Vorname und Nachname
• Geburtsort und Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeit
• Wohnanschrift

Erhoben anhand eines gültigen amtlichen Ausweisdokuments mit Lichtbild – Personalausweis oder Reisepass. Du musst das Dokument prüfen und die Angaben sowie Art, Nummer und ausstellende Behörde dokumentieren.

Bei juristischen Personen:

• Firma, Name oder Bezeichnung
• Rechtsform
• Registernummer
• Anschrift des Sitzes
• Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans

Erhoben anhand eines Registerauszugs oder gleichwertiger Dokumente.

Zusätzlich: Abklärung, ob die Person für sich selbst oder für einen wirtschaftlich Berechtigten handelt – und gegebenenfalls dessen Identifizierung. Sowie die Klärung, ob es sich um eine politisch exponierte Person handelt.

Die Risikoanalyse

Jedes verpflichtete Unternehmen muss eine eigene Risikoanalyse erstellen und dokumentieren: Welche Risiken bestehen im eigenen Geschäftsmodell, in der Region, bei den typischen Kundengruppen und Transaktionen?

Das ist der Punkt, an dem bei Prüfungen am häufigsten etwas fehlt. Die Risikoanalyse ist bei einem kleinen Maklerbüro kein umfangreiches Dokument – aber sie muss existieren, aktuell sein und schriftlich vorliegen.

Ebenfalls erforderlich: interne Sicherungsmaßnahmen, also festgelegte Abläufe, wer wann was prüft, und eine Regelung für die Aufbewahrung.

Wann eine Verdachtsmeldung ansteht

Eine Meldung an die Financial Intelligence Unit (FIU) ist abzugeben, wenn Tatsachen darauf hindeuten, dass ein Vermögensgegenstand aus einer Straftat stammt oder im Zusammenhang mit Terrorismusfinanzierung steht.

Typische Auffälligkeiten im Immobiliengeschäft:

• Ungewöhnlich hohe Barzahlungsanteile
• Kaufpreise, die deutlich vom Marktwert abweichen, ohne erkennbaren Grund
• Auffällige Beteiligung von Gesellschaften mit undurchsichtiger Struktur oder Sitz in Hochrisikostaaten
• Zahlungen von Dritten ohne erkennbare Beziehung zum Käufer
• Der Kunde weigert sich, Angaben zu machen oder Ausweise vorzulegen
• Ungewöhnliche Eile ohne wirtschaftlichen Grund

Wichtig: Die Meldung ist bei Verdacht Pflicht, nicht Ermessen – und sie unterliegt dem Verbot, den Betroffenen zu informieren.

Seit einigen Jahren gilt außerdem: Bestimmte Barzahlungsgrenzen und Meldepflichten bei Immobilientransaktionen wurden verschärft. Prüfe hier den aktuellen Stand, weil sich die Vorgaben mehrfach geändert haben.

Aufbewahrung

Die im Rahmen der Sorgfaltspflichten erhobenen Angaben und Unterlagen sind fünf Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Geschäftsbeziehung endete oder die Transaktion abgeschlossen wurde. Siehe Aufbewahrungsfristen.

Beachte dabei den Zusammenhang mit dem Datenschutz: Ausweiskopien dürfen nur im gesetzlich vorgesehenen Umfang gespeichert werden, und der Zugriff muss beschränkt sein.

Der praktische Ablauf

Nimm die GwG-Prüfung als festen Schritt in deinen Vermarktungsablauf auf – konkret an der Stelle, an der ein Interessent ein Angebot abgibt. Nicht als Erinnerung, sondern als Punkt auf der Objekt-Checkliste, ohne den es nicht zum Notartermin geht. Siehe Objektvermarktung: der Ablauf und Der Notartermin.