Objektvermarktung: der Ablauf von der Aufnahme bis zum Notar

Kurz beantwortet: Die Vermarktung läuft in sechs Phasen über drei bis sechs Monate – Aufnahme und Unterlagen, Aufbereitung, Markteinstieg, Besichtigungen, Verhandlung, Notar und Übergabe. Zeit geht fast immer an denselben drei Stellen verloren: zu spät angeforderte Unterlagen, ein Markteinstieg zur falschen Zeit und fehlendes Nachfassen.

Zwischen dem unterschriebenen Alleinauftrag und dem Notartermin liegen im Schnitt drei bis sechs Monate. In dieser Zeit passieren etwa vierzig einzelne Arbeitsschritte, von denen die meisten Makler die Hälfte im Kopf haben und die andere Hälfte vergessen, wenn parallel drei andere Objekte laufen.

Dieser Ablauf beschreibt die Reihenfolge, die sich in der Praxis bewährt hat – und die Stellen, an denen typischerweise Zeit verloren geht.

Phase 1: Aufnahme und Unterlagen (Woche 1–3)

Die Objektaufnahme. Ein Termin, zwei Stunden, mit Zollstock und Kamera. Alles messen, alles fotografieren, auch das Unschöne – du brauchst es später für die Argumentation.

Die Unterlagenliste. Der häufigste Grund für Verzögerungen im gesamten Prozess. Diese Unterlagen brauchst du, und du solltest sie in Woche eins anfordern:

• Grundbuchauszug (aktuell, nicht älter als drei Monate)
• Flurkarte / Lageplan
• Wohnflächenberechnung
• Grundrisse
• Energieausweis (siehe Energieausweis: Pflichtangaben)
• Bei Wohnungen: Teilungserklärung, Protokolle der letzten drei Eigentümerversammlungen, Wirtschaftsplan, Hausgeldabrechnung, Höhe der Instandhaltungsrücklage
• Bei Häusern: Baugenehmigung, Baubeschreibung, Nachweise über Sanierungen
• Nachweise über Modernisierungen mit Rechnungen

Der Fehler, den fast alle machen: Erst inserieren, dann Unterlagen sammeln. Dann kommt am dritten Tag eine Anfrage nach der Teilungserklärung, und du hast sie nicht. Das kostet Vertrauen und Tempo.

Phase 2: Aufbereitung (Woche 3–4)

Fotos. Der größte Hebel überhaupt für die Anfragenzahl. Entweder professionell oder mit sauberer eigener Technik – siehe Immobilienfotos.

Grundriss. Ein sauber gezeichneter, möblierter Grundriss steigert die Anfragen deutlich. Handgezeichnete Baupläne aus 1978 tun das nicht.

Exposé. Ausführlich in Exposé schreiben.

Preisstrategie festlegen. Angebotspreis, Verhandlungsspielraum, Untergrenze – schriftlich mit dem Eigentümer. Details in Preisstrategie.

Phase 3: Markteinstieg (Woche 4–5)

Erst der eigene Bestand. Bevor das Objekt online geht, gehören ein bis zwei Tage der eigenen Interessentenliste. Wer hier verkauft, spart die gesamte Portalphase – und der Eigentümer merkt sich, dass du das konntest.

Dann die Portale. Alle gleichzeitig, mit identischen Daten. Siehe Portale richtig bespielen.

Die ersten 72 Stunden. In dieser Zeit kommt der größte Teil aller Anfragen. Wer hier nicht erreichbar ist, verschenkt den besten Teil der Vermarktung. Deshalb: keinen Markteinstieg vor einem Urlaub oder einer vollen Woche.

Phase 4: Besichtigungen (Woche 5–10)

Bündeln statt streuen. Zwei Besichtigungstage pro Objekt sind effizienter als acht Einzeltermine über drei Wochen – und erzeugen eine bessere Dynamik. Siehe Besichtigungen organisieren.

Vor jeder Besichtigung kurz auffrischen. Bei acht parallelen Objekten weißt du nicht mehr auswendig, wann die Heizung erneuert wurde – siehe Objekt-Briefing.

Nach jeder Besichtigung dokumentieren. Zwei Minuten im Auto. Das ist die Grundlage für das Nachfassen und für den Wochenbericht.

Nachfassen nach drei Tagen. Ohne Ausnahme.

Phase 5: Verhandlung und Abschluss (Woche 8–14)

Gebote schriftlich einholen. Mündliche Zusagen am Telefon führen später zu Missverständnissen.

Bonität prüfen, bevor du zusagst. Siehe Kaufinteressenten mit Finanzierung.

Den Eigentümer entscheiden lassen. Deine Aufgabe ist es, die Optionen sauber aufzubereiten – nicht, die Entscheidung vorwegzunehmen.

Absagen an die anderen Interessenten. Zeitnah und mit einem offenen Ende. Siehe Absagen richtig schreiben.

Phase 6: Notar und Übergabe (Woche 12–20)

Kaufvertragsentwurf. Der Notar erstellt ihn, du prüfst ihn auf die kaufmännischen Punkte: Kaufpreis, Übergabetermin, mitverkauftes Inventar, Regelungen zu Mängeln.

Beide Seiten vorbereiten. Beim Notartermin sollte nichts überraschen. Siehe Der Notartermin.

Die Übergabe. Protokoll mit Zählerständen, Schlüsselanzahl, Zustand. Das ist die letzte Stelle, an der Streit entstehen kann – und die einzige, die du vollständig kontrollierst.

Wo im Alltag Zeit verloren geht

Drei Stellen, immer dieselben:

1. Unterlagen, die zu spät angefordert werden. Ein Grundbuchauszug dauert Tage, eine Teilungserklärung beim Verwalter kann Wochen dauern.
2. Der Markteinstieg zur falschen Zeit. Zwischen Weihnachten und Neujahr oder in den Sommerferien zu starten, verschenkt die entscheidenden ersten Tage.
3. Das Nachfassen, das nicht stattfindet, weil parallel drei andere Objekte laufen.

Der dritte Punkt ist der teuerste – und der einzige, der sich nicht durch bessere Planung lösen lässt, sondern nur durch ein System, das dich erinnert.