Absagen richtig schreiben: Interessenten für später warm halten

Absagen sind die am meisten unterschätzte Korrespondenz im Maklerbüro. Die meisten werden gar nicht geschrieben – man lässt es einfach auslaufen. Dabei ist die Absage der Moment, in dem du am wenigsten zu verlieren und am meisten zu gewinnen hast.

Warum sich eine gute Absage rechnet

Wer eine Wohnung nicht bekommen hat, sucht weiter. Er wird in den nächsten Monaten mehrere Objekte besichtigen und irgendwann eines kaufen – vielleicht eines von dir. Und irgendwann verkauft er selbst.

Der Interessent, der heute leer ausgeht, ist morgen ein Käufer und übermorgen ein Auftraggeber. Wer ihn ohne Nachricht stehen lässt, streicht ihn aus beiden Rollen.

Die drei Fälle

Fall 1: Das Objekt ist verkauft.

Guten Tag Herr Kessler, ich melde mich mit einer Nachricht, die Sie vermutlich nicht hören wollten: Die Wohnung in der Ludwigstraße ist vergeben. Sie hatten erwähnt, dass Sie im Stuttgarter Westen suchen und drei Zimmer brauchen. Ich behalte das im Blick und melde mich, sobald bei mir etwas Passendes reinkommt – oft bevor es online geht. Beste Grüße

Der mittlere Absatz ist der entscheidende. Er zeigt, dass du zugehört hast, und macht aus einer Absage ein Angebot.

Fall 2: Der Eigentümer hat sich für jemand anderen entschieden.

Hier ist Ehrlichkeit wichtiger als Diplomatie. Interessenten spüren Ausflüchte.

Guten Tag Frau Weber, der Eigentümer hat sich für einen anderen Interessenten entschieden. Ausschlaggebend war der frühere Übergabetermin, nicht der Preis – Ihr Gebot war sehr fair. Es tut mir leid, dass es diesmal nicht gepasst hat. Ich habe Ihre Suchkriterien notiert und melde mich, wenn etwas Vergleichbares kommt.

Fall 3: Der Interessent passt nicht zum Objekt.

Der heikelste Fall – und der, bei dem die meisten schweigen. Trotzdem: Eine klare, freundliche Rückmeldung ist besser als ein Termin, der beiden Seiten die Zeit stiehlt.

Guten Tag Herr Sperber, nach unserem Telefonat glaube ich, dass dieses Objekt nicht das richtige für Sie ist – bei einem Baujahr 1962 ohne Sanierung kommen auf den Kaufpreis erfahrungsgemäß nochmal deutliche Investitionen dazu. Wenn Sie mir sagen, worauf es Ihnen ankommt, halte ich die Augen für Sie offen. Ich habe regelmäßig Objekte, die gar nicht erst inseriert werden.

Was in keiner Absage stehen sollte

Keine Floskel ohne Inhalt. „Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen" liest sich wie ein Serienbrief.

Keine unnötige Begründung. Wenn du nicht sagen darfst, warum sich der Eigentümer entschieden hat, sag das lieber offen, statt etwas zu erfinden.

Kein Schweigen. Die schlechteste Absage ist die, die nie kommt.

Der Teil, den fast alle vergessen

Die Absage ist wertlos, wenn du den Kontakt danach verlierst. Der Satz „Ich melde mich, wenn etwas Passendes kommt" ist nur dann etwas wert, wenn irgendwo steht, wonach dieser Mensch sucht – und wenn du beim nächsten Objekt tatsächlich nachsiehst.

Genau das ist der Punkt, an dem im Alltag fast alles verloren geht: Der Vorsatz ist da, die Notiz fehlt. Wie du dir angewöhnst, Suchprofile und Zusagen festzuhalten, steht in Aufgaben und Wiedervorlagen.

Und wenn du diese Kontakte pflegst, entsteht daraus mit der Zeit die verlässlichste Quelle für neue Aufträge, die es gibt – Empfehlungen. Wie du die systematisch bekommst, steht in Empfehlungen systematisch bekommen.