Aufgaben und Wiedervorlagen: das Nachfass-System für Makler

Das Nachfassen scheitert nie am Vorsatz. Jeder Makler weiß, dass er nachfassen sollte. Es scheitert daran, dass Nachfassen keinen Auslöser hat.

Eine eingehende Mail piept. Ein Termin steht im Kalender und erinnert dich. Ein Rückruf in zehn Tagen erinnert dich an gar nichts – es sei denn, du hast ihn irgendwo hinterlegt.

Die eine Regel

Jede Zusage bekommt in dem Moment ein Datum, in dem sie ausgesprochen wird.

Nicht später, nicht abends, nicht „das merke ich mir". In dem Moment, in dem du sagst „Ich melde mich nächste Woche", entsteht eine Verpflichtung. Sie ist erst dann real, wenn sie mit einem Datum irgendwo steht.

Alles Weitere in diesem Artikel ist nur Umsetzung dieser einen Regel.

Welche Fristen sinnvoll sind

Für den Makleralltag haben sich vier Standardfristen bewährt:

Am selben Tag: Alles, was du im Gespräch zugesagt hast und was zehn Minuten dauert – Grundriss schicken, Termin bestätigen, kurze Rückfrage.

Nach 3 Tagen: Erste Nachfrage nach einer Besichtigung.

Nach 10 Tagen: Zweite Nachfrage, wenn keine Reaktion kam.

Nach 4 Wochen: Abschluss oder Reaktivierung. Auch Kontakte, die aktuell nicht kaufen, gehören hierher – sie sind in einem Jahr wieder aktuell.

Formulierungen für alle vier Zeitpunkte stehen in Nachfassen ohne aufdringlich zu wirken.

Wo Aufgaben liegen sollten

Die Antwort ist unromantisch: dort, wo du sowieso hinsiehst. Für die meisten Makler ist das der Kalender oder das Postfach, nicht eine separate Aufgaben-App.

Der Grund: Eine App, die du extra öffnen musst, öffnest du an vollen Tagen nicht. Und volle Tage sind der Normalfall.

Drei praktikable Varianten:

Kalendereinträge. Jede Wiedervorlage wird ein Termin von fünf Minuten. Vorteil: Du siehst sie im Tagesablauf. Nachteil: Der Kalender wird unübersichtlich.

Markierte Mails mit Datum. Funktioniert gut, wenn dein Mailprogramm Erinnerungen kann. Vorteil: Der Zusammenhang bleibt erhalten. Nachteil: Zusagen aus Telefonaten haben keine Mail.

Eine Software, die beides verbindet. Der Anspruch: Die Aufgabe entsteht aus dem Gespräch, ohne dass du sie tippst, und sie hängt am richtigen Kontakt.

Warum Erinnerungen trotzdem scheitern

Auch wer Wiedervorlagen anlegt, kennt das Phänomen: Die Erinnerung kommt, man hat gerade keine Zeit, man schiebt sie einen Tag. Und noch einen. Nach der fünften Verschiebung wischt man sie weg.

Zwei Dinge helfen dagegen:

Bündeln statt verteilen. Alle Wiedervorlagen eines Tages an einer Stelle, zu einer festen Zeit – zum Beispiel im Nachmittagsblock. Fünfzehn Minuten am Stück sind machbar, fünf Unterbrechungen über den Tag nicht.

Die Aufgabe muss die Antwort enthalten. „Brandt nachfassen" ist eine Hürde – man muss erst nachlesen, worum es ging. „Brandt: Grundriss schicken, hatte nach Fenstermaßen gefragt" ist in zwei Minuten erledigt. Deshalb gehört die Notiz aus dem Telefonat in die Aufgabe.

Der Wochenrückblick als Sicherheitsnetz

Auch das beste System hat Lücken. Deshalb braucht es einen wiederkehrenden Termin, an dem du gegen das System prüfst:

• Auf welche Vorgänge wartet jemand seit mehr als einer Woche?
• Welche Objekte hatten diese Woche keine Bewegung?
• Welche Interessenten sind seit über zehn Tagen still?

Fünfzehn Minuten, jede Woche, immer zur gleichen Zeit. Das ist die Gewohnheit mit dem besten Verhältnis von Aufwand zu Wirkung im ganzen Maklerbüro.