Nachfassen, ohne aufdringlich zu wirken: Formulierungen aus der Praxis

Der häufigste Grund, warum Makler nicht nachfassen, ist nicht Faulheit. Es ist Unbehagen. Man will nicht drängen, nicht betteln, nicht wie ein Staubsaugervertreter klingen. Also lässt man es – und verliert den Vorgang.

Dabei ist die Ausgangslage fast immer eine andere, als man annimmt: Der Interessent hat nicht innerlich abgesagt. Er hat einen Job, zwei Kinder und noch drei andere Objekte im Kopf. Deine Nachricht ist für ihn keine Belästigung, sondern eine Erinnerung.

Die Faustregel: dreimal, mit wachsendem Abstand

Ein bewährter Rhythmus nach einer Besichtigung oder einem Erstkontakt ohne Reaktion:

• Nach 3 Tagen die erste kurze Nachfrage
• Nach 10 Tagen die zweite, mit neuem Anlass
• Nach 4 Wochen die dritte, als sauberer Abschluss

Danach ist Schluss. Wer dreimal nicht reagiert hat, will nicht. Das ist völlig in Ordnung – und du hast dir nichts vorzuwerfen.

Was Nachfassen freundlich macht

Drei Prinzipien machen den Unterschied zwischen Service und Druck:

Ein Anlass statt einer Frage. „Haben Sie sich schon entschieden?" setzt den anderen unter Zugzwang. „Ich habe die Nebenkostenaufstellung bekommen, die Sie interessiert hat – ich hänge sie an" liefert einen Grund für die Nachricht und nimmt jeden Druck raus.

Eine Tür, die offen bleibt. Formuliere so, dass ein Nein nicht peinlich ist. „Falls die Wohnung für Sie nicht die richtige war, sagen Sie gerne kurz Bescheid – dann halte ich stattdessen die Augen für Sie offen."

Kurz. Drei Sätze. Lange Nachfass-Mails wirken wie Rechtfertigungen.

Vier Formulierungen, die funktionieren

Nach der Besichtigung, drei Tage später

Guten Tag Frau Weber, danke, dass Sie sich am Donnerstag Zeit für die Ludwigstraße genommen haben. Falls noch Fragen offen geblieben sind – etwa zur Hausgeldabrechnung oder zum Sanierungsstand der Fenster – melden Sie sich immer gerne. Ansonsten sage ich Ihnen Bescheid, sobald sich beim Objekt etwas tut.

Mit neuem Anlass, zehn Tage später

Guten Tag Herr Kessler, das Protokoll der letzten Eigentümerversammlung liegt mir jetzt vor, ich hänge es Ihnen an. Da steht auch die geplante Fassadensanierung drin, nach der Sie gefragt hatten. Falls das Objekt für Sie noch aktuell ist, freue ich mich über eine kurze Rückmeldung.

Wenn der Interessent nach der ersten Antwort verstummt ist

Guten Tag Frau Dottori, ich wollte nur kurz nachhören, ob meine Mail von letzter Woche bei Ihnen angekommen ist – manchmal landet so etwas im Spam. Die Wohnung ist weiterhin verfügbar. Wenn Sie sie sehen möchten, hätte ich Donnerstag 16:20 Uhr oder Freitag 11 Uhr frei.

Der saubere Abschluss nach vier Wochen

Guten Tag Herr Brandt, ich schließe den Vorgang zur Seestraße bei mir ab, damit ich Sie nicht weiter mit Nachrichten störe. Wenn Sie weiter suchen: Sagen Sie mir gerne, worauf es Ihnen ankommt, dann melde ich mich, sobald etwas Passendes reinkommt. Und falls Sie irgendwann selbst verkaufen möchten, wissen Sie ja, wo Sie mich finden.

Diese letzte Mail ist die unterschätzteste von allen. Sie beendet den Vorgang, wirkt souverän – und bringt erstaunlich oft doch noch eine Antwort.

Warum es am System scheitert, nicht am Willen

Fast jeder Makler stimmt diesen Punkten zu. Trotzdem passiert Nachfassen im Alltag kaum. Der Grund: Es hat keinen Auslöser. Eine eingehende Mail piept. Ein Termin steht im Kalender. Ein Nachfass-Termin in zehn Tagen existiert nirgendwo – außer du legst ihn an.

Deshalb ist die eigentliche Lösung keine Formulierung, sondern eine Wiedervorlage. Wie du dir die aufbaust, steht in Aufgaben und Wiedervorlagen.