Besichtigungen organisieren: einzeln oder gebündelt?

Besichtigungen sind der zeitintensivste Teil der Vermarktung. Zwölf Interessenten einzeln zu führen bedeutet mit An- und Abfahrt leicht achtzehn Stunden – verteilt über drei Wochen, jeweils mitten im Tag.

Sammeltermin oder Einzeltermin

Für den Sammeltermin spricht:

• Erheblich weniger Zeitaufwand
• Der Eigentümer muss die Wohnung nur zweimal herrichten statt zwölfmal
• Interessenten sehen andere Interessenten – das erzeugt Entscheidungsdruck ohne dass du ihn erzeugen musst
• Bei Mietobjekten oder bewohnten Verkaufsobjekten deutlich verträglicher für die Bewohner

Für den Einzeltermin spricht:

• Ruhigeres Gespräch, mehr Zeit für Fragen
• Bei hochpreisigen Objekten die angemessenere Form
• Bei diskreten Verkäufen die einzige Möglichkeit
• Du erfährst mehr über den Interessenten

Die praktische Regel: Sammeltermine bei mehr als sechs Interessenten und im normalen Preissegment. Einzeltermine bei hochpreisigen Objekten, bei diskreter Vermarktung und bei den zwei bis drei ernsthaften Kandidaten in der zweiten Runde.

Der Zweitermin-Ansatz funktioniert in der Praxis am besten: eine Sammelbesichtigung für alle, danach Einzeltermine für die, die weiterkommen.

Der Ablauf einer Sammelbesichtigung

Zeitfenster statt Uhrzeit. „Zwischen 15 und 16:30 Uhr" statt „15 Uhr" verhindert, dass zwölf Menschen gleichzeitig vor der Tür stehen.

Zehn Minuten vorher da sein. Licht an, Rollläden hoch, lüften, Türen öffnen. Wer gleichzeitig mit den Interessenten ankommt, verliert die Kontrolle über den Termin.

Eine Liste am Eingang. Name, Telefon, E-Mail. Das ist deine wichtigste Ausbeute des Termins – ohne sie hast du zwölf Gesichter und keine Kontakte. Denk an den Datenschutzhinweis: Die Daten werden zur Bearbeitung der Anfrage verarbeitet.

Kurz begrüßen, dann laufen lassen. Menschen wollen sich Räume in Ruhe ansehen, nicht geführt werden. Deine Aufgabe ist, verfügbar zu sein, nicht zu präsentieren.

Am Ende jeden einzeln ansprechen. Zwei Sätze: Wie war der Eindruck, gibt es Interesse an einem zweiten Termin. Das ist der Moment, in dem du die Spreu vom Weizen trennst.

Was du nach der Besichtigung sichern musst

Direkt danach, im Auto, bevor du losfährst:

• Wer war da und wie war die Reaktion
• Welche Einwände kamen, und wie oft
• Wer will einen zweiten Termin
• Was musst du wem schicken

Diese zwei Minuten sind die Grundlage für alles Weitere: das Nachfassen, den Eigentümer-Wochenbericht und die Frage, ob am Objekt oder am Preis etwas geändert werden muss.

Wie du das ohne Aufwand machst, steht in Sprachnotizen nach der Besichtigung.

Der bewohnte Verkauf

Wenn die Eigentümer noch drin wohnen oder das Objekt vermietet ist, ändert sich die Logik:

Bei Eigentümern: Bitte darum, dass sie während der Besichtigung nicht anwesend sind. Anwesende Eigentümer reden über Erinnerungen, verteidigen Kaufpreise und verhindern offene Fragen der Interessenten.

Bei Mietern: Hier gilt das Hausrecht des Mieters. Besichtigungen müssen angekündigt und in zumutbarem Umfang stattfinden – üblich sind wenige Termine mit Vorlauf, nicht beliebige Einzeltermine. Sammeltermine sind hier fast immer der bessere Weg, auch aus Rücksicht.

Die Absage, die dazugehört

Nach jeder Besichtigungsrunde bleiben Menschen übrig, die nicht zum Zug kommen. Sie bekommen eine Nachricht – zeitnah, freundlich und mit offener Tür. Wie du die formulierst, steht in Absagen richtig schreiben.

Das ist keine Höflichkeitsübung: Diese Menschen suchen weiter, und ein erheblicher Teil deiner künftigen Käufer und Auftraggeber sitzt in dieser Gruppe.