Besichtigungstermine vereinbaren, ohne endloses Hin und Her

„Wann würde es Ihnen denn passen?" ist die teuerste Frage im Maklergeschäft. Sie klingt höflich, erzeugt aber im Schnitt drei zusätzliche Mails pro Interessent. Bei zwölf Interessenten sind das sechsunddreißig Nachrichten für Termine, die man in zwölf hätte klären können.

Warum offene Fragen nicht funktionieren

Wenn du fragst, wann es dem anderen passt, verlagerst du die Arbeit zu ihm. Er muss seinen Kalender öffnen, überlegen, formulieren. Das dauert – und deshalb antwortet er oft erst am nächsten Tag. In dieser Zeit hat er die anderen drei Objekte weiterverfolgt, auf die er angeschrieben hat.

Zwei konkrete Vorschläge drehen das um: Der andere muss nur noch ja oder nein sagen. Das geht an der Ampel.

Die Formulierung, die funktioniert

Für eine Besichtigung hätte ich Donnerstag um 16:20 Uhr oder Freitag um 11:00 Uhr frei. Passt Ihnen einer der beiden Termine?

Drei Details machen den Unterschied:

Zwei Termine, nicht drei. Drei Optionen erzeugen wieder Entscheidungsaufwand. Zwei sind eine einfache Wahl.

Krumme Uhrzeiten. 16:20 statt 16:30 wirkt wie ein echter Kalendereintrag zwischen anderen Terminen, nicht wie ein beliebiger Vorschlag. Das erhöht die Verbindlichkeit spürbar.

Ein Werktag und ein Randtermin. Wer arbeitet, kann oft nur abends oder samstags. Ein Vorschlag am späten Nachmittag und einer am Vormittag decken beide Fälle ab.

Was in die Terminbestätigung gehört

Sobald der Termin steht, verhindert eine gute Bestätigung die häufigsten Pannen:

• Adresse mit Etage und Klingelschild. „Müller, 3. OG links" spart einen Anruf.
• Parkhinweis. In Innenstädten der häufigste Grund für Verspätungen.
• Deine Handynummer. Damit man dich erreicht, statt eine Viertelstunde zu warten.
• Was mitzubringen ist. Meist nichts – aber wenn doch, dann hier.
• Eine Bitte um Absage. „Falls es doch nicht klappt, geben Sie mir gerne kurz Bescheid – dann kann ich den Termin weitergeben."

Der letzte Punkt reduziert das Nichterscheinen deutlich. Menschen sagen ab, wenn man sie darum bittet.

Erinnerung am Vortag

Eine kurze Nachricht am Vortag – „Wir sehen uns morgen um 16:20 Uhr in der Ludwigstraße 62" – senkt die Ausfallquote spürbar. Bei Sammelterminen lohnt sie sich fast immer, bei Einzelterminen nach Gefühl.

Wichtig: Die Erinnerung muss automatisch passieren, sonst vergisst du sie. Was nicht terminiert ist, findet nicht statt – dieselbe Logik wie beim Nachfassen.

Wenn viele Interessenten gleichzeitig anfragen

Bei zwanzig Anfragen ist die Einzelterminierung nicht sinnvoll. Dann schlägst du zwei Sammeltermine vor und lässt die Interessenten wählen. Das ist ehrlich, spart dir einen ganzen Tag und erzeugt zusätzlich eine gesunde Dynamik vor Ort.

Wie du Sammelbesichtigungen organisierst, ohne dass es nach Massenabfertigung aussieht, steht in Besichtigungen organisieren.

Der Kalender ist die halbe Miete

All das funktioniert nur, wenn du beim Schreiben weißt, wann du frei bist. Wer erst in ein anderes Programm wechseln muss, um nachzusehen, schlägt keine konkreten Termine vor – sondern fragt „Wann passt es Ihnen?".

Deshalb gehört der Kalender neben das Postfach, nicht in eine andere Anwendung.