Ohne klassische Objektverwaltung arbeiten: geht das?

Es gibt eine unausgesprochene Erwartung in der Branche: Ein professioneller Makler hat eine Maklersoftware. Wer keine hat, arbeitet angeblich unprofessionell.

Die Praxis sieht anders aus. Sehr viele funktionierende Maklerbüros arbeiten mit Postfach, Kalender, einer Tabelle und den Portalportalen – und einige davon deutlich sauberer als Kollegen mit teurer Software, in der niemand pflegt.

Was eine Objektverwaltung tatsächlich leistet

Vier Dinge, die man nicht unterschätzen sollte:

1. Portalanbindung. Ein Objekt einmal erfassen und auf drei Portale ausspielen. Bei vielen Objekten ein echter Zeitgewinn.

2. Exposé-Erzeugung. Aus den Objektdaten automatisch ein sauberes PDF.

3. Ein Ort für Objektdaten. Alle Unterlagen, Fakten und Historie an einer Stelle.

4. Struktur, wenn mehrere Personen arbeiten. Sobald ein Team existiert, ist eine gemeinsame Datenbasis kaum ersetzbar.

Wann es ohne geht

Wenige parallele Objekte. Bei bis zu etwa fünf gleichzeitig laufenden Objekten ist die Portalanbindung kein entscheidender Vorteil – die manuelle Pflege dauert pro Objekt eine halbe Stunde.

Ein-Personen-Betrieb. Ohne Team gibt es keinen Abstimmungsbedarf.

Kein Bestandsgeschäft. Wer nur vermittelt und keine Verwaltung betreibt, braucht deutlich weniger Struktur.

In diesen Fällen kommt man mit folgender Ausstattung erstaunlich weit:

• Postfach und Kalender als Zentrale
• Eine Objekttabelle mit den Kerndaten und dem Status
• Eine Kontaktliste mit Suchprofilen und letztem Kontakt
• Ein Wiedervorlagesystem
• Ordnerstruktur je Objekt für Unterlagen

Wann es nicht mehr geht

Ab etwa acht bis zehn parallelen Objekten. Dann kostet die manuelle Portalpflege mehr, als die Software kostet.

Sobald eine zweite Person mitarbeitet. Die Übergabe von Wissen aus einem persönlichen Postfach funktioniert nicht.

Bei Verwaltungsgeschäft. Mietverwaltung ohne System ist nicht sinnvoll darstellbar.

Wenn du wachsen willst. Es ist leichter, mit fünfzehn Objekten in ein System zu wechseln als mit sechzig.

Der ehrliche Zwischenweg

Der häufigste Fehler ist nicht, keine Software zu haben – sondern zu glauben, dass die Software allein das Problem löst.

Ein Maklerbüro, das seine Zusagen nicht nachhält, wird das auch mit einer Objektverwaltung nicht tun. Denn die verwaltet Objekte, nicht Verpflichtungen. Die typische Lücke liegt genau dazwischen: zwischen dem Postfach, in dem die Kommunikation stattfindet, und der Objektdatenbank, in der die Stammdaten stehen.

Genau in dieser Lücke geht das Geschäft verloren – siehe Warum Anfragen im Postfach untergehen.

Was du prüfen solltest, bevor du kaufst

Vier Fragen:

1. Wie viele Objekte habe ich gleichzeitig in Vermarktung? Unter fünf: eher nein. Über zehn: eher ja.
2. Arbeitet jemand mit mir? Wenn ja: eher ja.
3. Was genau geht mir verloren? Wenn es Vorgänge und Zusagen sind, hilft eine Objektverwaltung nur begrenzt.
4. Wer pflegt die Daten? Wenn die Antwort „ich, abends" lautet, sollte man ehrlich sein: Das hält selten länger als ein Quartal.

Wenn du dich für ein System entscheidest, hilft onOffice, Propstack & Co: worauf es bei der Auswahl ankommt.