Portalanfragen von ImmoScout24 und Immowelt effizient bearbeiten

Wer auf mehreren Portalen inseriert, bekommt Anfragen auf mehreren Wegen – und jedes Portal macht es ein bisschen anders. Das ist der Hauptgrund, warum Anfragen im Makleralltag durchrutschen.

Wie die Portale sich unterscheiden

ImmoScout24 schickt Anfragen per Mail und legt sie zusätzlich im Portal-Postfach ab. Die Mail enthält Name, Kontaktdaten und meist eine Standardnachricht des Interessenten. Antwortest du direkt auf die Mail, läuft die Antwort in der Regel korrekt zum Interessenten – der Verlauf im Portal bleibt dann aber unvollständig.

Immowelt arbeitet ähnlich, formatiert die Benachrichtigung aber anders und bündelt bei mehreren Anfragen gerne zu Sammelmails. Wer nur die Betreffzeile überfliegt, übersieht dabei leicht, dass in einer Mail zwei Interessenten stecken.

Kleinanzeigen ist der Sonderfall: Dort schreiben Interessenten oft sehr knapp („Noch verfügbar?"), häufig ohne Namen, und die Kommunikation läuft standardmäßig über das Plattform-Postfach. Die Qualität schwankt stark, die Reaktionsgeschwindigkeit ist aber hoch – wer dort spät antwortet, bekommt fast nie eine Antwort zurück.

Die drei typischen Fehlerquellen

Antworten im Portal-Postfach statt per Mail. Das fühlt sich sauber an, hat aber einen Haken: Diese Antworten tauchen in deinem eigenen Postfach nicht auf. Damit fehlt dir später der Verlauf, wenn du wissen willst, was du diesem Interessenten eigentlich geschrieben hast.

Benachrichtigungen im Spam oder in Unterordnern. Portalmails haben Absender, die von Spamfiltern gerne einsortiert werden. Prüfe einmal im Quartal aktiv, ob wirklich alles ankommt.

Sammelmails. Wenn ein Portal drei Anfragen in eine Mail packt und du zwei davon beantwortest, bleibt die dritte liegen, ohne dass es jemandem auffällt.

Der Ablauf, der das löst

Die Lösung ist unspektakulär: Alle Anfragen laufen im E-Mail-Postfach zusammen, und dort wird gearbeitet. Die Portal-Postfächer nutzt du nur, wenn es nicht anders geht.

Praktisch bedeutet das:

1. In jedem Portal die Mailbenachrichtigung aktivieren und auf die Adresse leiten, in der du tatsächlich arbeitest.
2. Portalmails nicht per Regel in einen Unterordner verschieben. Ordner sind Orte, an denen Dinge unsichtbar werden.
3. Beim Beantworten immer über Mail antworten, damit der Verlauf bei dir liegt.
4. Einmal wöchentlich die Portal-Postfächer gegenprüfen – bei Kleinanzeigen häufiger.

Warum das Postfach der richtige zentrale Ort ist und nicht eine zusätzliche Software, steht in Das E-Mail-Postfach als Zentrale.

Was du bei der Antwort beachten solltest

Portalanfragen sind fast immer unspezifisch. Der Interessent hat auf einen Knopf gedrückt, nicht einen Brief geschrieben. Deine Antwort sollte deshalb zwei Dinge leisten: bestätigen, dass das Objekt verfügbar ist – und den nächsten Schritt anbieten, statt eine offene Frage zu stellen.

Schlecht: „Vielen Dank für Ihr Interesse. Melden Sie sich gerne bei Fragen." Besser: „Die Wohnung ist noch verfügbar. Für eine Besichtigung hätte ich Donnerstag 16:20 Uhr oder Freitag 11 Uhr frei – passt Ihnen einer der Termine?"

Und wenn es mehr als zehn Anfragen pro Objekt sind

Bei gut geschnittenen Objekten in gefragten Lagen kommen schnell zwanzig oder dreißig Anfragen. Alle einzeln zu beantworten ist weder machbar noch nötig.

Bewährt hat sich: eine identische, freundliche Erstantwort mit zwei Sammelterminen an alle, und die individuelle Betreuung erst für die, die zusagen. Das ist ehrlicher als eine halbherzige Einzelantwort und spart dir mehrere Stunden. Wie du Sammelbesichtigungen sauber organisierst, steht in Besichtigungen organisieren.