Wann sich die erste Assistenz im Maklerbüro rechnet

Die meisten Maklerbüros in Deutschland sind Ein-Personen-Betriebe oder haben höchstens zwei Mitarbeiter. Die Frage nach der ersten Assistenz kommt meist dann, wenn man merkt: Ich verkaufe nicht weniger, weil ich schlecht bin, sondern weil ich nicht mehr schaffe.

Die nüchterne Rechnung

Eine Teilzeitkraft mit zwanzig Stunden kostet dich je nach Qualifikation und Region etwa 1.400 bis 1.900 Euro brutto im Monat, also mit Arbeitgeberanteil rund 1.700 bis 2.300 Euro. Auf das Jahr gerechnet: 20.000 bis 28.000 Euro.

Bei einer durchschnittlichen Nettoprovision von 10.000 bis 19.000 Euro pro vermitteltem Objekt bedeutet das: Die Assistenz muss dir zwei zusätzliche Abschlüsse im Jahr ermöglichen, um sich zu tragen. Alles darüber ist Gewinn.

Das ist eine erreichbare Zahl – wenn die Assistenz die richtigen Aufgaben übernimmt.

Was zuerst abgegeben werden sollte

Die häufigste Fehleinschätzung: Man gibt die Aufgaben ab, die man ungern macht. Richtig wäre: die Aufgaben abgeben, die nicht von dir persönlich abhängen.

Gut abzugeben:

• Terminkoordination und Bestätigungen
• Unterlagenbeschaffung (Grundbuchauszug, Energieausweis, Teilungserklärung)
• Exposé-Erstellung nach deiner Objektaufnahme
• Portalpflege und Aktualisierung von Inseraten
• Rechnungswesen und Belegablage
• Erstantworten auf Standardanfragen nach klarem Muster

Nicht abzugeben:

• Das Eigentümergespräch
• Die Preisverhandlung
• Die Besichtigung bei ernsthaften Interessenten
• Die Beziehung – das ist dein Geschäft

Der ehrliche Zwischenschritt

Bevor du einstellst, lohnt eine ehrliche Analyse: Wie viel deiner Zeit geht für Dinge drauf, die niemand tun müsste?

Bei den meisten Maklern sind das erhebliche Anteile: das Suchen nach Informationen, die man schon hatte. Das Zusammensuchen für den Eigentümerbericht. Das Tippen von Antworten, die zu achtzig Prozent identisch sind. Das erneute Nachlesen, was beim letzten Kontakt besprochen wurde.

Das ist keine Arbeit, die man delegieren sollte – das ist Arbeit, die schlicht nicht anfallen müsste. Wer sie erst wegautomatisiert und dann rechnet, kommt oft zu dem Schluss, dass die Assistenz später oder in anderem Umfang nötig ist. Was Software realistisch abnimmt und was nicht, steht in Software fürs Maklerbüro.

Woran die erste Einstellung meistens scheitert

Fehlende Prozesse. Wenn alles in deinem Kopf ist, kannst du nichts übergeben. Die neue Kraft fragt dann sechs Wochen lang nach – und du arbeitest mehr als vorher. Deshalb: erst dokumentieren, dann einstellen. Der Wochenrückblick aus Büroorganisation für Makler ist ein guter Anfang.

Zu wenig Stunden. Unter zehn Wochenstunden lohnt sich die Einarbeitung nicht. Entweder richtig oder gar nicht.

Falsche Erwartung. Eine Assistenz macht dich nicht sofort produktiver. Die ersten zwei Monate kosten dich Zeit. Erst danach zahlt es sich aus.

Die Alternativen

Freie Mitarbeit auf Provisionsbasis. Kein Fixkostenrisiko, aber auch weniger Verlässlichkeit für Bürotätigkeiten.

Externe Dienstleister. Für Exposétexte, Fotografie und Grundrisse gibt es spezialisierte Anbieter. Punktuell und ohne Bindung.

Virtuelle Assistenz. Für Terminkoordination und Recherche, meist stundenweise abgerechnet. Für viele Einzelmakler der pragmatischste Einstieg.

Die Entscheidungsfrage

Nicht „Kann ich mir das leisten?", sondern: „Was kostet es mich, es nicht zu tun?"

Wenn du im Jahr drei Aufträge nicht annimmst, weil du keine Kapazität hast, kostet dich das mehr als die Assistenz. Wenn du dagegen genug Kapazität hast und nur unorganisiert bist, ist eine Einstellung die teuerste Art, ein Organisationsproblem zu lösen.