Urlaub als Makler: so läuft das Büro zwei Wochen ohne dich

Der Urlaub ist im Maklerbüro der härteste Test für die eigene Organisation. Zwei Wochen ohne dich zeigen schonungslos, was nur in deinem Kopf existiert.

Die typische Folge: Am Rückkehrtag liegen zweihundert Mails im Postfach. Man arbeitet die letzten dreißig ab, überfliegt den Rest, und was in der Mitte lag, sieht nie wieder jemand an. Das ist die Stelle, an der nach jedem Urlaub zuverlässig Geschäft verloren geht.

Zwei Wochen vorher: die Objekte sortieren

Geh deine laufenden Objekte durch und teile sie in drei Gruppen:

Läuft von allein. Objekt ist inseriert, keine akuten Termine, Eigentümer informiert. Braucht nur eine Info, dass du weg bist.

Braucht eine Vertretung. Objekte kurz vor Abschluss, laufende Verhandlungen, Notartermine. Hier brauchst du jemanden, der eingreifen kann.

Muss vorher erledigt sein. Alles, was in den zwei Wochen kippen könnte. Lieber vorher noch eine Woche Druck als hinterher ein verlorener Auftrag.

Eine Woche vorher: Eigentümer informieren

Der wichtigste und am häufigsten vergessene Schritt. Ein Eigentümer, der zwei Wochen nichts hört und dessen Anrufe niemand annimmt, verliert das Vertrauen – auch wenn objektiv nichts passiert wäre.

Eine kurze Nachricht reicht:

Guten Tag Herr Ludwig, ich bin vom 5. bis 19. August im Urlaub. Ihre Ludwigstraße läuft in der Zeit normal weiter, Anfragen werden beantwortet und Besichtigungen macht in dieser Zeit mein Kollege Herr Sperber (Telefon: …). Ich melde mich am 20. August mit dem Zwischenstand bei Ihnen.

Der letzte Satz ist entscheidend: ein konkreter Termin, an dem sich der Eigentümer wieder auf dich verlassen kann.

Die Abwesenheitsnotiz, die tatsächlich hilft

Die Standardnotiz („Ich bin bis zum … nicht erreichbar und beantworte Ihre Mail nach meiner Rückkehr") ist für Portalanfragen praktisch wertlos. Der Interessent schreibt in der Zwischenzeit drei andere Makler an.

Besser:

Guten Tag, vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis zum 19. August nicht im Büro. Wenn es um eine Besichtigung geht, wenden Sie sich gerne direkt an meinen Kollegen Herrn Sperber: sperber@… / 0711 … Bei allem anderen melde ich mich ab dem 20. August bei Ihnen – Ihre Nachricht geht nicht verloren.

Der zweite Absatz rettet die zeitkritischen Anfragen, der dritte nimmt allen anderen die Sorge.

Die Vertretung ohne Kollegen

Einzelmakler haben oft niemanden. Drei Möglichkeiten, die funktionieren:

Gegenseitige Vertretung mit einem befreundeten Makler. Man deckt sich gegenseitig ab, mit klarer Absprache zur Provision. Für Besichtigungen die praktikabelste Lösung.

Ein Telefondienst. Nimmt Anrufe an, notiert das Anliegen und schickt es dir per Mail. Kostet wenig und verhindert den Eindruck, dass niemand erreichbar ist.

Eine feste Erreichbarkeit am Tag. Wenn du gar keine Vertretung hast: eine halbe Stunde täglich, immer zur gleichen Zeit, in der du das Dringende abräumst. Das ist kein echter Urlaub, aber besser als der Berg danach.

Der Rückkehrtag

Plane den ersten Tag ohne Termine ein. Nicht, um alles abzuarbeiten, sondern um zu sortieren:

1. Erst alle Vorgänge suchen, bei denen jemand auf dich wartet – nicht chronologisch von oben nach unten arbeiten.
2. Diese Vorgänge mit einer kurzen Nachricht bedienen, auch wenn du noch keine Lösung hast.
3. Erst danach den Rest.

Die häufigste Ursache für verlorenes Geschäft nach dem Urlaub ist nicht die Abwesenheit, sondern das chronologische Abarbeiten am Rückkehrtag: Was oben liegt, ist das Neueste – und was wirklich wartet, liegt unten.

Was der Urlaub dir über dein Büro verrät

Wenn zwei Wochen Abwesenheit dein Geschäft ernsthaft gefährden, liegt das selten am Urlaub. Es liegt daran, dass zu viel nur in deinem Kopf und in deinem Postfach existiert.

Der Urlaub ist damit die beste Gelegenheit, das zu prüfen – und die beste Begründung, das zu ändern.